A lo largo de la vida de una empresa se genera una enorme cantidad de documentación, por ello es necesario saber hasta cuándo conservarla.
De acuerdo al artículo 30 del Código de Comercio los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.
Esta obligación mercantil se extiende tanto a los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales, y, en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como a los libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc.), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.).
Los documentos notariales, así como las variaciones censales, las actas de inspección o los libros de visitas, deberán conservarse durante toda la vida del negocio.
Hay dos supuestos especiales que cabe mencionar:
1º.- En el caso de cese de la actividad por el empresario individual, la obligación de conservación de los libros, documentación y justificantes contables persiste en el plazo indicado de 6 años. Dicha obligación recae sobre los herederos (en caso de fallecimiento del empresario).
2º.- En el caso de disolución de la sociedad mercantil, la responsabilidad recae sobre los liquidadores, al menos durante el periodo de liquidación. Una vez liquidada y extinguida la sociedad, la norma prevé el depósito de los libros de comercio, la correspondencia, la documentación y los justificantes en el Registro Mercantil (si así se indica en la escritura), en caso contrario serán los liquidadores los que asumirán el deber de conservación de dichos libros y documentos durante el plazo de 6 años a contar desde la fecha del asiento de cancelación de la sociedad.
No hay que olvidar que las facturas y otros documentos no sólo tienen transcendencia tributaria y mercantil, pueden ser necesarios tambíen para acreditar hechos en procedimientos civiles y penales, cuya prescripción es mayor: quince y cincuenta años respectivamente.
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