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Cómo me organizo


Últimamente varias personas me han pedido que escriba acerca de cómo me organizo para que me dé tiempo de hacer tantas cosas. No es algo de lo que se me habría ocurrido hablar, porque me sale de forma tan natural que no soy consciente de hacer nada especial. Pero cuando varias personas me piden una misma cosa trato de hacerlo porque significa que es algo que interesa :-) Así que estos días he intentado analizar qué cosas "especiales" hago para organizarme.
Si realmente estáis interesadas en el tema hay un libro genial que leí hace unos años y que os  recomiendo totalmente. Tiene un título bastante repelente pero el contenido es fantástico: "Los hábitos de la gente altamente efectiva". Recuerdo que me sentí muy identificada cuando lo leí.
Vamos a ello, creo que estas son mis claves:
- Dedicar el tiempo necesario a organizarme: La mayoría de gente cuando está agobiada se pone a apagar fuegos a lo loco, sin pararse a recapacitar. Merece la pena parar y dedicar el tiempo necesario a organizarse. Por ejemplo cada vez que cambiaba de puesto de trabajo en Repsol lo primero que hacía era un listado de las tareas (clasificadas en diarias, semanales, mensuales, trimestrales, anuales y esporádicas) y un manual-chuleta detallando cómo hacer cada tarea. Eso me llevaba tiempo al principio pero ¡lo amortizaba luego de sobra! al cabo de tres o cuatro meses en el nuevo puesto empezaba a sobrarme tiempo (por eso empecé el blog, jaja), cuando todos mis predecesores en el cargo se quejaban de que no daba tiempo de hacer todo y tenían siempre tareas atrasadas.
Ahora llevo un fichero Excel con:
- Una hoja con una columna en la que están los días del mes y una columna para cada uno de los cursos online que imparto en las que pongo qué tutorial / ejercicio me toca publicar cada día. Voy marcando en rojo lo que hago. Y pongo fondo naranja a las cosas que no sólo implican cortar y pegar, sino algo más (por ejemplo subir imágenes de las alumnas al curso).


- Otra hoja similar con otro tipo de tareas: por ejemplo todos los miércoles rotar los banners del blog, todos los lunes enviar un correo recordatorio a los asistentes a cursos presenciales del siguiente fin de semana, a finales de mes publicar en Facebook y en Twitter que van a comenzar los cursos online de Photoshop, cuándo es el cumpleaños de un amigo o familiar, qué día he quedado con alguien, etc.
- Otra hoja, esta sin fechas, en las que anoto cosas que quiero hacer proximamente, por ejemplo los post que voy a preparar para esa semana y la siguiente. Y cosas que quiero hacer más adelante, cuando tenga tiempo.
Además tengo por ejemplo un manual-chuleta de cómo crear cada mes un nuevo blog privado para los cursos online y con el correo tipo que envío de bienvenida.
Dedicar tiempo a organizarse está ligado a ser ordenado. Lleva menos tiempo colocar cada cosa en su sitio después de usarla (o en el momento de comprarla) que acabar con todo por en medio y localizarla luego (además acabas incluso olvidando qué tenías y qué no). Trabajar en un entorno desordenado genera caos y pérdida de tiempo. Por ejemplo en mi ordenador tengo una carpeta para las publicaciones del blog, que a su vez tiene subcarpetas para cada año, que a su vez tienen subcarpetas para cada mes, que a su vez tienen subcarpetas para cada post. De esta forma localizo rápidamente cualquier fichero o foto que usé en un post y además me da sensación de control, me da tranquilidad y seguridad.
- Priorizar: Se trata de analizar no sólo qué es realmente importante y qué corre prisa, sino también cuánto tiempo lleva cada cosa. Porque es posible que merezca la pena hacer primero una tarea de importancia media que sólo lleva  minutos antes de ponerse con una tarea muy importante que nos llevará 4 horas resolver. Por ejemplo cuando me pongo a contestar correos empiezo por los más antiguos y voy subiendo hasta los más recientes, pero me salto los que me va a llevar tiempo contestar: comienzo por aquellos que sé que voy a resolver un un momento; de ese modo en 30 minutos he contestado a 30 personas en lugar de pasar esos 30 minutos contestando a una sóla persona. Cuando he contestado los correos "rápidos" me pongo con los correos "lentos", ya sin agobio de tener un montón de gente esperando respuesta. Por supuesto si en la lista hay un correo muy urgente lo contesto el primero (sea "rápido" o "lento").
En este caso me va muy bien lo que decía antes: haberme organizado. Tengo un fichero Word con un montón de respuestas-tipo: para quien me escribe para apuntarse a un curso presencial, para quien me pregunta por la publicidad en el blog, para quien quiere comprar un kit de fiesta, para cuando mi madre me pregunta qué tal me va (es broma :-P), etc. Eso me llevó tiempo en su momento pero me ahorra muchísimo tiempo en mi día a día :-)
- Delegar: Lo primero en este caso es saber qué delegar y qué no delegar. Hay que delegar aquellas tareas que no te aportan nada (ni para ser feliz ni para ser mejor en tu trabajo) y que otra persona puede hacer perfectamente en tu lugar. En mi caso lo que claramente delego son las tareas de la casa: hace años que decidí contratar a una persona (a María, que además es un amor) para encargarse de planchar y de tener la casa limpia y ordenada. Lo hace mil veces mejor de lo que lo haría yo, es súper rápida y me ahorra un tiempo que para mí es precioso. El tiempo que ahorro lo dedico a mi trabajo (que además me encanta), es decir, me da dinero para pagar a María; o lo dedico a estar con Daniel y Julián (que también me encanta, jeje), y no hay dinero que pague eso. María gana y yo gano. Preferíra quitarme ese dinero de muchas otras cosas antes que prescindir de María.
Jamás delegaría contestar los correos o gestionar nuestras redes sociales, que es lo que me hace estar en contacto con la gente, saber qué quieren, qué les gusta, qué problemas encuentran... Ni tampoco delegaría preparar las publicaciones del blog.
Con Julián dividí tareas hace tiempo. Por ejemplo él es quien cocina: lo hace genial y le gusta; a mí cocinar me da pereza. Si vamos a hacer cupcakes él prepara las magdalenas y yo luego preparo el frosting, las pongo bonitas y les hago fotos para el blog. Él también se encarga de los pedidos (impresiones comestibles, cortadores y esténciles) y de las compras y yo de actualizar el blog, llevar las redes sociales y lo relacionado con los cursos (excepto cocinar y comprar).
- Ser flexible: Por eso no llevo, ni he llevado nunca, agenda de papel. Estaría llena de tachones o, peor aún, me ajustaría a lo que apunté (aunque las circunstancias hayan cambiado) para no llenarla de tachones. Tengo todo en Excel y en Word, ahí puedo cambiar cualquier cosa en cualquier momento sin ningún problema :-)
El tener un calendario no es para someterse a él, sólo para no olvidar las cosas. Si tenía previsto preparar un kit de fiesta de Lego y luego se me ocurre hacer uno de Frozen y pienso que este va a gustar más y tendrá mayor acogida, modifico mi Excel y hago el de Frozen.
- Procrastinar sólo lo justo y necesario. Y sólo cuando se tiene tiempo para ello ;-)
Al hilo de esto os cuento que no tengo Whatsapp y que no atiendo por teléfono sino por email. Si estoy por ejemplo publicando los tutoriales de los cursos online o preparando el post del día siguiente o identificando los ingresos del banco o preparando los impuestos trimestrales y cada 5 minutos paro a leer y a contestar Whatsapp o me interrumpe el teléfono... me cundiría poco o nada. Sin embargo el correo lo atiendo cuando puedo y quiero atenderlo, y en general atender 30 correos me lleva unos 30 minutos.
- No hacer nada por el hecho de que "es lo normal": En Estados Unidos en el siglo XVIII la exclavitud era "normal" ¿significa eso que fuera buena o deseable? Parece que no... Es decir, el hecho de que algo sea "normal" no quiere decir que sea lo correcto, sólo significa que es lo que se hace habitualmente en ese espacio y tiempo concreto. Conviene tener la mente abierta. Lamentablemente creo que en España, por nuestra cultura, tanto en la escuela como en casa nos educan para convertirnos en borregos. Nos enseñan que hay una única solución que es la correcta y que lleva a aprobar y cualquier otra es errónea y lleva a suspender. Tienes que aprender (no descubrir, sino memorizar) cuál es la solución correcta, la única, la misma para todos. Y eso es un lastre que arrastramos... cuanto antes nos lo quitemos de encima, mejor que mejor. Cuando decidí pedir una excedencia en Repsol (donde tenía un empleo fijo y bien pagado) no fue fácil explicárselo a mi madre ¡ni siquiera "convencer" a Julián"! porque no era "lo normal" (hoy en día en este país la gente no deja un trabajo estable con un buen sueldo fijo) y lo que no es "normal" nos asusta. Sin embargo para mí era lo correcto: Julián, Daniel y yo somos más felices desde que dejé mi trabajo en Repsol.
Sólo vivimos una vez, o al menos eso creo yo ;-) Si hay algo cierto en esta vida es que todos vamos a morir y es bueno ser consciente de ello:
- Por una parte nos tomamos "menos en serio" a nosotros mismos: total dentro de 40, 70 o 100 años años seremos simplemente polvo. Y dentro de 200 años probablemente no nos recuerde ni el tato ¿qué más da si un día hiciste el ridículo o metiste la pata?
- Y por otra parte nos concentramos en el ahora, que es lo único cierto (quién sabe lo que pasará mañana). Es importante hacer lo que nos gusta ahora, estar satisfechos con nuestra vida actual, dejar de posponer la felicidad al futuro.
En definitiva, nos quita prejuicios y aborregamientos. No quiero vivir la vida se espera que viva sino la vida que yo elija. El destino no existe, no hay nada escrito: nosotros escribimos nuestra vida cada día con nuestras decisiones y es bueno que sean decisiones conscientes y no decisiones "normales"... tendemos a vivir con el piloto automático puesto.
He acabado poniéndome filosófica. Supongo que ser organizado es una forma de vida. Lo bueno es que las personas no somos organizadas o desorganizadas por genética, no es como ser rubio o moreno, es algo que cada uno puede decidir libremente ya que las acciones generan hábitos, los hábitos generan actitudes y las actitudes conforman la personalidad. Si repites una acción se convertirá en hábito. Ese hábito al cabo del tiempo se convertirá en una actitud. Y esa actitud pasará a formar parte de tu personalidad. Eso de justificarse con "es que yo soy así" no vale :-) Es cierto que cuanto mayor es uno más difícil es el cambio, pero con determinación todo es posible y cuanto antes se empiece mejor que mejor.
Así sería un "día-tipo" en mi vida:
- Julián lleva a Daniel al cole, que está en frente de casa. Yo me levanto a las 9:30 de la mañana ¡qué gustazo! Después de pasar toda la vida madrugando (en mis tiempos de Repsol me levantaba a las 6:45) he podido dejar de oír el infernal ruido del despertador. Desayuno zumo y una tostada, me lavo los dientes y me ducho.
- Sobre las 10:00 bajo a nuestra "oficina". Vivimos en un chalé así que tenemos todo en casa :-) En la fachada el terreno es más alto de forma que se entra a la planta baja subiendo unos escalones; la planta supuestamente sótano da al jardín por la parte de atrás (que es más baja), donde tenemos la "oficina"con un montón de luz.
- Lo primero que hago es publicar en el blog si ese día hay post (normalmente lunes y jueves) y compartirlo en Facebook, Twitter, Pinterest e Instagram.
- Luego "limpio" el correo borrando la publicidad y viendo rápidamente aquellos a los que estoy suscrita. Después contesto (de más antiguo a más reciente) los correos "rápidos". Y por último hago lo mismo con los correos "lentos".
- A continuación publico los post de los cursos online.
- Preparo algo para el blog: dependiendo del día puede ser un imprimible con Photoshop, galletas decoradas, cupcakes, tomar fotos, preparar nuevos modelos para nuestro catálogo de impresiones comestibles, diseñar nuevos cortadores...
- Contesto mensajes de Facebook, miro las publicaciones de la gente a la que sigo, compruebo el correo y si tengo tiempo echo un vistazo a Pinterest y miro mi Feedly (donde recibo todos los nuevos post de los blogs a los que estoy suscrita).
- A las 14:00 Julián o yo vamos a buscar a Daniel al cole: tiene la suerte de ir a un cole de jornada intensiva todo el año. Y comemos los tres juntos: tengo la suerte de tener un marido que cocina genial, jeje.
- Sobre las 15:30 bajo de nuevo a la "oficina", contesto los nuevos correos recibidos y echo un vistazo a Facebook, Twitter e Instagram.
- Sigo trabajando en lo que esté preparado para el blog.
- Una o dos veces por semana identifico los ingresos y pagos del banco (en un fichero excel, claro ;-) ) y actualizo nuestras previsiones de cobros - pagos (en otro fichero excel).
- Contesto los nuevos correos recibidos.
- Sobre las 20:00 subo al salón con Danielete y jugamos a algo o vemos alguna serie (estamos enganchados a varias). Mientras vemos la tele hago 30 minutos de bici estática intensa: hacer ejercicio físico aeróbico es fantástico, aunque al principio da pereza cuando te acostumbras te lo pide el cuerpo, te sientes más activo y optimista.
- Sobre las 22:00 ceno fruta; a veces no puedo resistirme y también picoteo de la cena de Julián y Daniel :-S
- Sobre las 23:30 nos vamos los tres a dormir. Duermo unas 10 horas al día, es una de las cosas que más me gustan de mi nueva vida :-D
Algunos días quedo con una amiga a desayunar o a comer; o bien Julián y yo vamos juntos a comprar por ejemplo a IKEA; o bien me toca el infierno trimestral de preparar los impuestos; o vamos al local a prepararlo para los cursos del fin de semana; o decidimos salir a comer por ahí los tres o ir al cine (nos encanta); o voy a ver a mi madre o a mis sobrinas. Y eso cambia totalmente la organización del día. Pero en general es algo así. Cuando además trabajaba en Repsol o cuando además estaba tomando el curso de fotografía profesional y a la vez escribiendo el libro iba hasta el cuello (desde luego no dormía 10 horas diarias...), pero ahora no puedo quejarme :-)
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